L’ÉSAD Orléans recrute un·e secrétaire pédagogique Mobilités et Partenariats. Sous l’autorité de la directrice des études, vous occupez un poste à temps plein au secrétariat pédagogique d’un établissement d’enseignement supérieur. Vous travaillerez sous la coordination de la responsable des mobilités pour toutes les activités afférentes à ce secteur.
Activités du poste
A/ Gestion administrative des étudiant.es et personnels en mobilité internationale entrante ou sortante (25 %)
- Gestion des dossiers étudiant·e·s durant leur mobilité entrante ou sortante: prise en main des outils pédagogiques, bulletins, suivi dossiers pédagogiques, édition des contrats de mobilité, learning agreement ;
- Gestion des dossiers des personnels (enseignant.e.s ou administration) en mobilité entrante ou sortante : édition des contrats de mobilité et pédagogiques, lettres d’invitation ;
- Accueil et information aux étudiant.es en mobilité entrante : orientation, appui à l’intégration
- dans l’école ;
- Gestion des emplois du temps des étudiant.es en mobilité entrante ;
- Saisie et suivi des bourses et des mobilités internationales sur les plateformes de gestion du programme Erasmus + et documents internets ;
- Appui à la conception d’outils de suivi, d’évaluation des mobilités internationales ;
- Appui à la conception de livrables pour accompagner les étudiant.e.s en mobilité (guides, FAQ, etc.).
B/ Gestion administrative des étudiant.es en stage ou en césure (10 %)
- Gestion des conventions de stage et demandes de césure ;
- Gestion des dossiers étudiant.es durant leur stage ou leur césure (saisie de données) ;
- Actualisation et suivi de la base de données “entreprises et partenaires” de l’école ;
C/ Suivi administratif des étudiant.es et enseignant.es en mobilité en dehors de l’école dans le cadre des partenariats (15 %)
- Suivi administratif des partenariats pédagogiques : suivi des circuits de signature des conventions, aide à la rédaction des délibérations ;
- Appui à l’accueil et l’orientation des étudiant.es, enseignant.es et intervenants extérieurs dans le cadre des partenariats : suivi des ordres de mission, information aux étudiant.es ou partenaires extérieurs… ;
- Appui à la conception d’outils de suivi, d’évaluation des partenariats pédagogiques.
D/ Activités du secrétariat pédagogique (50 %)
En binôme avec l’autre secrétaire pédagogique :
- Accueil du bureau de la pédagogie ;
- Aide et information aux étudiant·e·s et aux enseignant·es et intervenant·es extérieur·es
- Soutien administratif ponctuel lors des temps forts pédagogiques de l’école : permanence lors des salons étudiants , portes ouvertes, examen d’entrée, rentrée scolaire, diplômes, etc.
Missions spécifiques :
- Gestion administrative des dossiers pédagogiques (étudiants, emplois du temps, etc;; y compris des doubles-diplômes et de l’alternance)
- Gestion administrative des intervenants extérieurs (workshops, jury, etc.)
- Appui à la gestion administrative des Ateliers de pratiques amateurs et de la Prépa
Participation à l’administration générale, divers…
Participation à l’évolution des méthodes du service
Compétences requises
Savoirs
- Connaître le fonctionnement des établissements d’enseignement supérieur ;
- Maîtriser l’outil informatique ;
- Maîtriser les outils bureautiques (Excel, Word, Google drive) ;
- Avoir des notions de comptabilité publique ;
- Être capable de communiquer en anglais à l’oral et à l’écrit : accueil d’étudiants étrangers, plateformes de gestion des mobilités disponibles en anglais.
Savoirs faire
- Savoir travailler en équipe
- Être organisé et réactif
Savoirs être
- Qualités relationnelles
- Disponibilité
- Discrétion
- Prises d’initiatives
Cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux
Particularités du poste :
- Temps de travail annuel : 1 607 heures
- Travail certains week-end (salons étudiants, journées portes ouvertes)
- Lieu de travail : Orléans
- CNAS
Envoi des candidatures (CV + lettre de motivation) à recrutement@esad-orleans.fr jusqu’au 23 février 2024